Према важећем законодавству Руске Федерације у области документације, документи са истеклим роком складиштења, повучени из промета, одлажу се. Уништавање докумената вам омогућава да ослободите део канцеларијског простора и организујете архиву. Ово је саставни дио рада сваке организације.
фазе коришћења
Постоје одређена правила за уништавање докумената.Прије поступка уништавања сви радови подлијежу испитивању, које укључује више фаза.У почетној фази, управа организације мора издати одговарајући налог. Редослед уништавања докумената је следећи:
- Дефиниција научне и практичне вриједности. Према садашњој резолуцији, стручна комисија ће то учинити, потписујући споразум о складиштењу. Састоји се од квалификованих стручњака из свих организационих структура, као и руководиоца. Препоручује се да се у комисију укључи представник управе, рачуновођа, адвокат, службеник, представник особља. Комисија даје стручну процјену вриједности и издаје одговарајући налог.
- Изаберите листу докумената које треба уништити. Облик и облик такве листе се састављају произвољно. Он је комисија за рециклирање. Листа је детаљан опис, који се потврђује потписом председника и свих чланова комисије.
- Потврда о ослобађању од уништења докумената на којима се пословни документи уништавају. Акт нужно одражава листу докумената које треба уништити, са насловима, бројем и члановима закона, на основу којих ће битиизвршена је употреба докумената. Лидер потписује налог и акт о уништавању докумената.
- Организујте листу. Прије одлагања одабраних образаца, комисија за рециклирање је дужна провјерити да ли је папир ревидиран и када је посљедњи пут ревидиран. Након тога се врши коначна провјера - обрасци за отписивање, признати као вриједни, шаљу се на даљње складиштење у архиву, други - за рециклирање. У овој фази, мора се издати и наредба.
- Физичко уништавање докумената са истеклим роком складиштења. Ово је поверљив процес.
Постоји посебна наредба за уништавање тајних докумената, која се значајно разликује од правила за обичне хартије од вриједности. За тајне је потребно проћи одређени период након истека рока чувања, тек онда потписати акт о додјели докумената.Уништавање тајних докумената врши се у посебним одјељењима државних служби, након што се шеф одјељења потпише.
Овакав приступ одлагању омогућава минимизирање ризика од погрешног уништавања вриједних пословних докумената и оптимизирања процеса кориштења.
физичко уништење
Након састављања свих аката, а након потписивања споразума о складиштењу, папир се прикупља и шаље на одлагање. За организације чији се промет докумената чува у државним или општинским архивима, кориштење докумената мора се обавезно договорити са архивским властима. Уништавање рачуноводствадокументе производи специјализована компанија. Друге организације могу организирати уништавање папира по властитом нахођењу или укључити структуру овлаштену за располагање истим у складу са свим сигурносним правилима.
Следеће методе уништавања докумената се тренутно користе:
- Схреддинг. Најраспрострањенија и најједноставнија метода сматра се уништавањем докумената уништавањем.
- Спаљивање докумената се практикује рјеђе, јер термичка обрада захтијева посебну опрему - потребна је пећ за печење. Начин спаљивања докумената је често коришћен за поверљиве папире. Тренутно је то примјер најмање рационалног и еколошког начина уништења.
- Одлагање архиве са одласком организације.
За уништење (поред спаљивања), шаље се узорак из којег су претходно уклоњени целофански, пластични, лискун и други покривачи. Ови материјали нису погодни за рециклирање.
Организације малих докумената имају право ручно ручно уништити папир или пренијети архиву организацији која прикупља отпадни папир, закључујући уговор. Све то, под условом да се истекне рок застарелости, али узорак нема печат приватности и не носи информације за индустријску шпијунажу.
Резање вриједносних папира
Најједноставније рјешење за одлагање архивске документације је употреба специјалне опреме - дробилица. Ово је машина за уништавање канцеларије и архиведокумената. Скуп стандардних резача укључује блок контејнер, пројектован за 13 - 300 литара.Техника дозвољава уништавање листова ширине 450 мм, истовремено може проћи од 7 до 85 листова папира.Она обезбеђује високу класу тајности и елиминише могућност индустријске шпијунаже од стране конкурентских фирми.
У зависности од обима посла, специјализоване компаније користе преносне и индустријске инсталације велике снаге, које могу уништити дискете, пластичне картице, чековне књижице и папире за везивање папира. Многе компаније и организације поједностављују процес рециклаже за себе и добијају фиксне канцеларијске резаче.
Техника уништава документе на неколико начина:
- Сцхроедер - Сечење планета сече папир на танке траке дуж дужине лима и баци их у контејнер. Документација о дробилици је широко распрострањена у конвенционалним уредима.
- Сцхроедер - мрвица меље у мрвице и користи се за информације о посебној тајности. Тако је уништавање архиве докумената под печатом тајно.
- Млинац је опремљен специјалним екраном који прилагођава ширину резаног папира. Могуће је располагати повјерљивим, као и неформалним документима.
- Индустријска дробилица се користи за густе папире.
Овисно о захтјевима повјерљивости, дробилице могу резати траке у ширини од 3,9 до 6 мм, фрагментирати или уситнити у честице промјера мање од 0,5 мм.
Организација сама одлучује како ће битито располагати. Специјализоване компаније пружају услуге које укључују:
- Сакупити у затвореним контејнерима.
- Транспорт до постројења за прераду.
- Схредивание у присуству представника организације.
- Израда акта о располагању.
- Мешање и пресовање папирног отпада под високим притиском.
- Уговор о складиштењу.
- Отпремање у постројења за прераду сировина.
Професионално уситњавање елиминише рестаурацију папира скенирањем и коришћењем компјутерског програма који вам омогућава да комбинујете фрагментиране фрагменте и пруге у једну целину.
спаљивање папира
Ова врста употребе рачуноводствених докумената најприкладнија је за документацију о посебној тајности. Наравно, спаљивање докумената на отвореном је штетно за здравље запослених и животну средину, поред тога, ова врста одлагања може пропуштати вриједне информације. Пакети папира у расадницима могу да изгоре у потпуности, што је неприхватљиво са становишта повјерљивости. Поред тога, неовлашћено сагоревање се кажњава великим новчаним казнама. Зато се само специјализоване компаније које користе пећи високе температуре за процедуру баве употребом ватре. Поред носача папира у пећи, можете одложити све врсте пластике и траке.
Представници компаније повлаче узорак у запечаћеним контејнерима, потписују уговор о складиштењу и превозе их у термалну постројење за рециклирање отпада.Тамо се стављају у рерну и спаљују до потпуног уништења. Поступак је потврђен посебним актом.Бурнинг гарантује 100% поузданост и анонимност. Овај начин уништавања докумената је утврђен на законодавном нивоу.
уништавање уништења
Ова метода укључује одлазак на организацију купца и уништавање докумената на лицу мјеста. Уништавање излаза врши специјализована компанија која поседује сопствену опрему.
За поступак се користи индустријска сјецкалица која се налази на платформи камиона. Сцхроедер се одликује високим перформансама и може обрадити до двије тоне папира на сат, што је моћна машина за уништавање докумената. Документ уништен од стране дробилице је предмет опоравка, тако да овај метод није погодан за поступање са поверљивим документима.
Главна предност овог начина одлагања је одсуство ризика од губитка у транспорту. Уништење хартија од вредности врши се непосредно пре уласка у институцију, потписивањем уговора о складиштењу.
Индустријске дробилице растурити узорак у складу са захтевима нивоа 4 сигурности и значајно премашити капацитет традиционалних канцеларијских инсталација. Након употребе, отпад се ставља под притисак и шаље на даљу обраду.
Предности рада са предузећима за рециклажу
За сваку организацију, процес рециклирања је прилично интензиван и захтијева привремене трошкове. Много је исплативије сарађивати са специјализованим компанијама, које су у стању брзо искрцати седиштапохранити архиве за нове странке. Главна предност њиховог рада - уништавање папира који су изашли из оптицаја на било којем носачу. У овом случају се саставља споразум.
Компаније не могу само да бришу заостале документе, већ и пружају услуге коришћења:
- Пословни папири са тајним подацима.
- Радови било ког формата, укључујући знаке "вода".
- Рачуноводствени извјештаји који су изашли из оптицаја.
- Било која врста производа од папира, укључујући офсет штампу.
- Новине и часописи.
- Књиге у меким и тврдим корицама.
- Дигитални медији - дискови, дискете, флеш дискови.
- Пластичне картице.
Све услуге специјализованих предузећа су регулисане у складу са законодавством Русије. Када се споразум закључи, њихови представници потписују споразум о неоткривању повјерљивих информација. Многе компаније пружају професионалне услуге архивиста.
Организација - корисник има право да буде присутан током поступка или да затражи видео или фото извјештај, а може потписати и уговор о складиштењу.Компанија која третира своју пословну репутацију је увек пажљива према питањима коришћења.
